项目管理如何有效抵御风险和控制变更

2016-09-21


一、 正确认识项目风险及变更
1.1风险、变更是什么
风险是指可能给项目造成影响的不确定事件。信息化工程项目建设工作中的许多变化都能导致风险。
在项目建设过程中,由于项目环境等原因而对项目的部分目标、内容、技术等方面做出的改变,称为项目变更。信息系统工程本身的特点决定了其变更经常发生。
赛迪监理认为,对变更控制就是评估变更的风险,确保变更的合理性和正确性。
1.2变更产生原因及伴随风险
信息系统项目实施过程中,存在以下几类变更:
1. 项目外在环境改变引发的项目变更,如用户需求发生改变,这会导致项目推进难度大等风险。
2. 项目总体设计或需求调研工作不到位引发的项目变更,可能导致项目成果无法满足用户要求。
3. 技术层面的变更,可能导致系统稳定性差,增加项目后期运维的风险。
1.3变更控制及风险管理的重要性
在实施过程中,可能存在实施单位自行变更的行为。这种行为表面上节省了时间,实际上使得项目建设变的不可控制,可能导致项目偏离既定方向,因此必须引入变更控制,通过分析来制定科学、有效的变更计划,使得变更向可控的方向发展,将风险和隐患降至最低。
相应的,项目风险管理通过对风险的评估,运用各种风险管理技术,对项目风险实施有效的控制和妥善处理,降低风险所致的损失。
项目风险管理的最终目标,在于使项目成本最小化、管理收益最大化,对于项目建设具有重大意义。
二、项目监理如何通过相应管理办法及措施实现风险管理及变更控制
2.1赛迪监理项目管理结构


图2-1监理项目管理结构

2.1.1 风险管理流程
风险管理是信息化项目工程监理工作的重点。总监理工程师需要识别并预判项目风险、评价风险,并提出相应的解决方案。
如图2-1所示,控制项目风险的监理措施主要为:风险识别,细分为险识别、估测以及评价;风险管理,其中包括计划制定、监测和行动控制。



图2-2 风险管理的主要步骤
2.1.1.1 风险识别
风险分析是风险管理的基础。包括三个主要内容:风险识别,即预判风险;风险估测,对风险重要性进行确认;风险评估,判定风险影响是否可接受。
2.1.1.2 风险管理
风险评估被确定后需要对风险进行管理。风险管理包括以下四项主要活动:
(1)计划,制定风险管理详细实施方案,一般与风险评估同步进行;
(2)资源配置,保证风险管理工作的顺利实施;
(3)监测,既要监测风险本身的状态,又要检测风险管理工作情况;
(4)控制,确保整个计划正常有序实施。



图2-3 风险管理的主要步骤

2.1.2变更管理
项目变更还需多角度考虑,包括:
1.成本驱动,即变更是否影响成本;
2.风险日志,变更是否影响现有风险,是否产生新风险;
3.时间/成本/风险之间的功能平衡,必须对变更的时间、实施的成本和风险的优劣进行平衡,如图2-4。
4.应考虑计划的变化对项目整体建设的影响。


图示2-4 决定变更的平衡关系
2.1.2.1 变更管理步骤
涉及项目变更的问题多种多样,任意变更都应作为项目问题记录在变更问题表中并作编号。总监理工程师对问题的优先权进行说明,建议的优先等级:
1.必要的变更:变更必须进行;
2.重要的变更:不变更可能导致项目建设停滞;
3.值得的变更:可以变更但非必要;
4.完善性变更:可选;
5.完全不涉及项目的变更。
在项目建设过程中,业主方、承建方、监理方均可提出变更要求。变更提出后需将变更问题表提交给监理,总监理工程师将针对变更问题出具专题报告,对2.1.2节中涉及的问题作说明。
项目管理者对变更请求的决策应在合同范围内进行。对于其自身无法决定是否实施变更的问题,如合同以外的变更,可以在与领导层讨论后通过组织专家评审会来决定。评审通过前,不得直接实施变更。
2.2监理风险管理及变更控制工作原则
项目建设中监理项目管理把握以下原则:
 项目建设三方均有权利提出项目变更申请;
 需科学分析、评估变更风险,并合理控制变更对项目建设范围的影响;
 变更提出方需提交三方认可的变更实施方案;
 最终变更实施需通过三方确认。
三、监理如何在特定项目中运用项目管理手段控制变更及风险
3.1项目管理,标准先行
项目建设过程中,监理应协助业主单位制定项目管理标准,规范项目建设各个阶段的工作。由此监理可将项目实施工作细化、量化,实现项目可视化管理,可以及时发现项目建设过程中存在的问题并及时反馈。
3.2进度控制,计划先行
承建单位入场前,需提交进度计划并通过业主与监理审核。监理依据进度计划对项目进行定期的审查,迅速了解项目延期情况,并进行相关的处理。将工作延期对整体项目进度影响降到最低。
此项工作监理可以引入项目管理软件协助日常工作。
3.3 结合项目特点,监理规范的变更流程
赛迪监理将项目管理办法与项目特点相结合,制定一套规范的项目变更流程。普遍监理流程可参考2.1.2.1节。针对性的变更流程能够考虑到三方工作的连贯性,有利于变更的实施。

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